Politique d’utilisation des données

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Politique d’utilisation des données personnelles – sites PROFORMATION

version du 19/07/2021

Sites

« Sites » désigne les plateformes web mises à disposition des utilisateurs sous les adresses internet suivantes :

  • proformation.eu
  • proformation.fr
  • cpf-visioformation.fr

Les Sites sont mis à disposition de cinq types d’utilisateurs :

  • les salariés de PROFORMATION pour les besoins de l’organisation des formations ;
  • les formateurs pour les besoins de l’animation des formations ;
  • les participants aux formations ;
  • les gestionnaires-commanditaires des formations ;
  • les prospects de PROFORMATION pour les besoins de présentation, de démonstration et d’envoi d’informations commerciales.

Identité du responsable du traitement et coordonnées du DPO

Si l’utilisation du Site concerné est faite dans le cadre d’une relation salariale avec un employeur (ex. réalisation d’une formation demandée par la société dont vous êtes salarié), le responsable du traitement est la société employeur de l’utilisateur concerné :

  • pour les salariés de PROFORMATION : la filiale du groupe dont l’utilisateur est salarié ;
  • pour les salariés des prestataires de PROFORMATION : la société prestataire à laquelle l’utilisateur est rattaché ;
  • pour les salariés des clients et des prospects de PROFORMATION : la société client à laquelle l’utilisateur est rattaché.

Si l’utilisateur est une personne physique indépendante (ex. vous êtes autoentrepreneur, vous souhaitez vous former en dehors du cadre de votre travail, etc.), alors c’est la société PROFORMATION (société anonyme immatriculée au RCS de Paris sous le n°    337 517 411, siège social : 6 rue de Braque, 75003 Paris) qui est le responsable du traitement de ses données personnelles.

Le responsable de la mise en œuvre du traitement est la société PROFORMATION.

Les coordonnées du DPO :

  • Pour les salariés de PROFORMATION et les utilisateurs indépendants : le DPO (Data Protection Officer) du groupe est joignable comme suit :
  • adresse postale : DPO Proformation – 6 rue de Braque 75003 PARIS – tel +33 1 48 87 64 24
  • Pour les autres utilisateurs : il convient de vous adresser directement à votre employeur pour obtenir les coordonnées de la personne ou du service DPO concerné.

Collecte des données

PROFORMATION peut obtenir vos données à caractère personnel (nom, prénom, adresse email) de manière indirecte, de la part de votre employeur. Ces données permettent à PROFORMATION d’accéder à vos formations.

PROFORMATION collecte également vos données de manière directe et automatique lors de votre navigation sur les Sites.

Les données personnelles suivantes sont collectées :

  • Pour le Site « proformation.eu » :
  • données d’identification : civilité, nom, prénom, adresse mail, signature ;
  • données relatives à la vie professionnelle : employeur, fonction, lieu de travail, adresse email ;
  • données relatives aux formations suivies : Nature, durée.
  • données de connexion : identifiants et mots de passe de connexion initiaux aux sites d’audit en ligne ;
  • données d’utilisation du service : adresse IP, navigateur utilisé, dates, horaires sur la plateforme ;
  • données nécessaires à la délivrance de l’attestation de suivi et/ou de réussite : identité de l’utilisateur, date de l’attestation : Résultats des tests de positionnement, scores des bilans, résultat des certifications.
  • échanges entre vous et PROFORMATION le cas échéant.

Vos données à caractère personnel sont collectées lorsque :

  • vous participez à nos sessions de formation ;
  • vous participez à des tests de connaissance relatifs aux modules suivis ;
  • Pour les Sites « proformation.fr » et « cpf-visioformation.fr » :
  • données d’identification : civilité, nom, prénom, adresse mail.

Vos données à caractère personnel sont collectées lorsque :

  • vous consultez les différentes pages des Sites ;
  • vous nous contactez via les formulaires et messageries des Sites.

Finalités et base légale du traitement des données à caractère personnel

Les principales finalités des traitements que PROFORMATION effectue sont les suivantes :

Site proformation.eu

  • sensibilisation et / ou formation des utilisateurs (formations obligatoires et / ou facultatives, selon le thème choisi par l’employeur, y compris la communication avec les utilisateurs) ;
  • évaluation des connaissances lors d’audits de positionnement ;
  • évaluation des connaissances acquises à l’issue du suivi des modules de e-learning par des tests et validation des acquis ;
  • répondre aux exigences des certifications et des audits ;
  • fourniture des prestations de formation;
  • fourniture du service d’auto-planification;
  • répondre aux exigences réglementaires et contractuelles.

La réalisation de ces finalités implique les sous-finalités suivantes :

  • réalisation de statistiques sur l’utilisation du service ;
  • suivi des formations proposées ;
  • évaluation de la satisfaction des utilisateurs et production de taux de satisfaction anonymisés ;
  • délivrance des attestations de suivi ;
  • mise à disposition d’une interface de test aux utilisateurs commanditaires du responsable de traitement, pour évaluer la pertinence et l’adéquation des formations à leurs besoins ;
  • envoi de prospection commerciale et/ou de notifications;
  • fourniture du service de suivi en ligne.

PROFORMATION met en œuvre des traitements de vos données à caractère personnel pour votre propre compte ou pour le compte de votre employeur sur la base légale suivante :

  • l’existence d’une obligation légale à laquelle votre employeur est soumis (réalisation d’une formation obligatoire des salariés et évaluation des connaissances), ou 
  • l’intérêt légitime du responsable du traitement lié à sa gestion du personnel (réalisation d’une formation non obligatoire, mais justifiée par l’activité de l’employeur ou par un engagement contractuel, évaluation des connaissances acquises et délivrance des attestations, suivi des formations, réalisation des statistiques de l’utilisation, évaluation de la satisfaction des utilisateurs et de la pertinence des formations), ou
  • l’exécution du contrat conclu entre vous et PROFORMATION ou l’exécution des mesures précontractuelles prises à votre demande (ex. réalisation d’une formation à laquelle vous avez souscrit en votre nom propre en tant qu’utilisateur indépendant) ;
  • si aucune des bases légales visées ci-dessus ne trouve à s’appliquer, sur la base d’un consentement exprès de l’utilisateur, donné directement auprès de son responsable de traitement.

Il est précisé que la société PROFORMATION, lorsqu’elle agit en tant que sous-traitant du responsable de traitement, réalise les traitements des données personnelles dans le cadre de la fourniture des prestations définies au contrat qu’elle a conclu avec le responsable de traitement.

Les clients et les prestataires pour le compte desquels PROFORMATION réalise des traitements des données personnelles de leurs salariés peuvent, en tant que responsables de ces traitements, définir des finalités supplémentaires. Dans ce cas, il leur incombe de vous fournir l’information nécessaire concernant ces finalités.

Sites proformation.fr et cpf-visioformation.fr

  • Le recueil de demande d’information commerciale et la fourniture du service d’assistance à la mise en œuvre du Compte Personnel de Formation se fondent sur la base légale de l’intérêt légitime.

Cookies

L’ensemble des cookies mis en œuvre via les Site sont soit des cookies de session, soit des cookies persistants. Les cookies de session servent à stocker temporairement des informations pour la durée de la session de navigation de l’utilisateur sur les Sites et sont supprimés lorsque l’utilisateur quitte celui-ci. Au contraire, les cookies persistants permettent de conserver pendant un laps de temps défini certaines informations obtenues lors d’un passage de l’utilisateur sur les Sites afin de pouvoir réutiliser ces informations lors d’une visite ultérieure.

  • Cookies strictement nécessaires à la fourniture du service (authentification): ces cookies sont nécessaires à la navigation sur les Sites et à l’utilisation de certaines fonctionnalités du Site, comme l’accès aux pages sécurisées. Ces cookies ne recueillent pas d’informations personnelles susceptibles d’être utilisées dans le but de mémoriser les sites internet visités ou à des fins de marketing. Il s’agit d’un cookie de session, il porte le nom de « MoodleSession ».
  • Cookies fonctionnels (personnalisation de l’interface utilisateur) : ces cookies se souviennent des choix effectués par les utilisateurs (par exemple : la langue) et permettent de personnaliser la navigation. Ils peuvent également permettre d’utiliser certaines fonctionnalités. Il s’agit d’un cookie persistent qui porte le nom de «loglevel ».

Les cookies utilisés par les Sites sont soumis au  consentement. Vous pouvez paramétrer vos cookies via l’interface dédiée affichée sur les Sites et revenir sur vos choix à tout moment.

Destinataires des données

Les données à caractère personnel collectées sur le Site proformation.eu sont réservées à l’usage du responsable du traitement qui détermine les destinataires desdites données.  En particulier, il peut s’agir du commanditaire des services auprès de PROFORMATION, qui agit au nom et pour le compte du responsable de traitement.

Les données à caractère personnel de l’ensemble d’utilisateurs peuvent également être communiquées par PROFORMATION à des prestataires/fournisseurs qui interviennent dans la gestion des sites et dans la fourniture des services de formation, en particulier et selon les situations :

  • Les gestionnaire technique et hébergeur du Site ;
  • Les organismes certificateurs ;
  • Les plateformes e-learning.

Les données des utilisateurs de PROFORMATION peuvent être transmises à des filiales de PROFORMATION. Les données personnelles des utilisateurs peuvent être également transmises à des Opérateurs de Compétences des Entreprises de Proximité (OPCO) dans le cadre de remboursement des formations et à des auditeurs externes ou internes pour des besoins de conformité.

PROFORMATION pourra être amenée à divulguer les données personnelles à des autorités compétentes dans le cadre d’opérations visant à lutter contre toute activité pénalement répréhensible.

Les données à caractère personnel collectées sur les sites proformation.eu et cpf-visioformation.fr sont réservées à l’usage du département commercial et du département assistance de PROFORMATION.

Durée de conservation

PROFORMATION conserve les données à caractère personnel des utilisateurs salariés des filiales de PROFORMATION pendant toute la durée de leur contrat de travail et au maximum pendant deux ans après la fin du contrat de travail. Les données à caractère personnel des salariés de PROFORMATION ayant quitté la filiale du groupe concernée depuis plus d’un an sont purgées en février de chaque année.

Les données à caractère personnel des utilisateurs prestataires de PROFORMATION ayant accès au Site sont supprimées à la demande de chaque responsable de traitement et au maximum trois ans après leur dernier suivi de formations, selon le même processus de gestion que les données des utilisateurs salariés de PROFORMATION.

Les données à caractère personnel des utilisateurs salariés des clients de PROFORMATION ainsi que des utilisateurs indépendants, individuels, formateurs extérieurs, ayant accès au Site sont conservées selon les modalités suivantes :

  • les données sont conservées maximum trois ans après leur dernier suivi de formations
  • les données sont supprimées à la demande de chaque responsable de traitement (par exemple, suppression au fil de l’eau des comptes utilisateurs des salariés ayant quitté la société du responsable de traitement)
  • sinon, les données sont conservées selon les instructions du responsable de traitement et au maximum pour la durée du contrat conclu par PROFORMATION avec le responsable de traitement.

Concernant les attestations de suivi et/ou de réussite délivrées à la demande, elles sont conservées sur la plateforme selon les modalités décrites ci-dessus. Dans le cas où ces attestations devraient être éditées et conservées directement par PROFORMATION (par exemple pour les transmettre aux OPCO), les attestations sont conservées jusqu’à la fin du contrat conclu avec le client, responsable de traitement.

Les reportings de suivi des formations, établis ou mis à disposition à la demande des commanditaires du responsable de traitement, sont conservés pendant la durée du contrat conclu avec le client. Les données personnelles des utilisateurs contenues dans ces reportings sont traitées et conservées dans les mêmes modalités que celles décrites ci-dessus.

Les enquêtes de satisfaction effectuées par PROFORMATION auprès des utilisateurs du service sont conservées de façon anonymisée.

La durée de vie des cookies est celle de l’existence du compte personnel et au maximum de 13 mois après leur dépôt. La durée de conservation des données et informations collectées par l’intermédiaire de ces traceurs sont conservées pendant un maximum de 25 mois après le dépôt initial des cookies.

Sort des données à caractère personnel après le décès

Conformément à l’article 40-1 de la loi du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, modifiée (Loi Informatique et Libertés), vous pouvez définir des directives relatives à la conservation, à l’effacement et communication de vos données personnelles après votre décès. Ces directives peuvent être générales ou particulières. Vous pouvez transmettre vos directives particulières concernant vos données personnelles collectées en vous adressant au DPO en charge du recueil et de l’instruction de vos demandes (cf. la rubrique « Coordonnées du DPO »). Vos directives peuvent désigner une personne chargée de leur exécution. A défaut de désignation ou, sauf directive contraire, en cas de décès, vos héritiers auront la qualité pour prendre connaissance de vos directives et demander leur mise en œuvre. Vous pouvez modifier ou révoquer vos directives à tout moment.

Transfert des données en dehors de l’Union Européenne

Dans le cadre de l’organisation et de l’animation de vos sessions de formation, ou lorsque vous contactez notre service client par téléphone ou par mail, vos données personnelles collectées peuvent être traitées par notre siège à Paris ou par l’une de nos filiales sous-traitantes situées en dehors de l’Union Européenne, à PHONYTEL, MAROC – PROFORMATION Inc., PHILIPPINES – ADM VALUE MADAGASCAR

Le transfert des données qui intervient dans le cadre de cette prestation de formation, planification et assistance téléphonique est encadré par la signature des Clauses Contractuelles Types de la Commission Européenne.

Vous pouvez vous adresser au DPO du groupe PROFORMATION (cf. la rubrique « Coordonnées du DPO ») pour toute question relative aux garanties associées à ce transfert et à la possibilité d’accéder au document l’encadrant.

Boutons de partage des réseaux sociaux 

Les Sites utilisent des boutons de partage des réseaux sociaux tels que Viadeo, LinkedIn, Facebook, Twitter, etc. qui permettent l’échange des informations entre le Site et les sites des réseaux sociaux concernés.
Par conséquent, les données à caractère personnel des personnes qui utilisent les boutons de partage peuvent être enregistrées sur les serveurs des éditeurs des réseaux sociaux.

PROFORMATION n’est pas responsable des traitements de vos données à caractère personnel effectués par les réseaux sociaux pour les finalités définies par ces derniers.

Nous vous invitons à prendre connaissance des politiques de gestion des données personnelles des réseaux sociaux concernés.

Exercice de vos droits

En fonction de la base légale sur laquelle repose le traitement de vos données, vous bénéficiez d’un droit d’accès, d’opposition, de rectification, de suppression, de portabilité de vos données personnelles, d’un droit à la limitation du traitement de vos données et, le cas échéant, d’un droit au retrait de votre consentement à tout moment. Si le traitement résulte d’une obligation légale, le droit d’opposition et à la portabilité ne peut pas être mis en œuvre.

  • Pour les salariés de PROFORMATION et les utilisateurs indépendants : vous pouvez exercer votre droit en vous adressant au DPO de PROFORMATION (cf. la rubrique « Coordonnées du DPO »). Votre demande devra indiquer nom et prénom, adresse e-mail ou postale et être signée. Dans le cas de doute, nous pourrons vous demander de nous transmettre un justificatif d’identité en cours de validité.
  • Pour les autres utilisateurs : adressez-vous à votre employeur pour connaître les coordonnées de la personne ou du service en charge du recueil et de l’instruction de vos demandes.

Si, après avoir contacté le service concerné, vous estimez que vos droits n’ont pas été respectés, vous pouvez adresser une réclamation en ligne ou par courrier auprès de la CNIL.